SOMACRM > Tudásbázis > Automatizálás > Munkafolyamatok

Munkafolyamatok

A Munkafolyamatok lehetővé teszik, hogy vállalkozása hatékonyabban működjön, automatizálva bizonyos műveleteket – például e-mailek küldése, tevékenységek létrehozása, mezők frissítése.
Mivel a feladatok automatikusan lefutnak, nincs szükség kézi végrehajtásra.

Munkafolyamat beállítása – Lépésről lépésre

  1. Kattintson a fogaskerék ikonra a jobb felső sarokban.

  2. Nyissa meg a „CRM beállításokat”.

  3. A bal oldali menüben bontsa ki az „Egyéb beállítások” részt.

  4. Kattintson az „Automatikus Munkafolyamatok” menüpontra.
    (Tipp: a tű ikonra kattintva parancsikont hozhat létre a kezdőoldalra.)

  5. Kattintson az „Új Munkafolyamat” gombra.

1. lépés: Munkafolyamat időzítése

A munkafolyamat létrehozásakor meg kell adnia:

  • Melyik modulon belül fusson le (pl. Kapcsolatok, Lehetőségek, Vevőjelöltek).

  • Mikor fusson le (időzítés és feltétel).

A munkafolyamatok többféle eseményre indíthatók:

Indítási módLeírás
Csak az első mentéskorÚj rekord létrehozásakor indul el.
Csak addig, amíg a feltétel igazEgyszer fut le, amikor a megadott feltétel teljesül.
Minden mentéskorMinden mentés alkalmával lefut (beleértve az első mentést).
MódosításkorMinden mentés alkalmával lefut, kivéve az első mentést.
Időzített pillanatbanEgy meghatározott időpontban fut le.

Korlát: az „Időzített pillanatban” típusú munkafolyamatokból legfeljebb 10 hozható létre.

Tipp: ha több időzített logikára van szükség, érdemes összevonni (1 “motor” workflow), és a további lépéseket módosítás-alapú workflow-kkal vagy “flag” mezőkkel megoldani.
Példák

  • Csak az első mentéskor:
    Új ügyfeleknek automatikus üdvözlő e-mail küldése.
  • Csak addig, amíg a feltétel igaz:
    Ha egy üzlet „Lezárt – megkötött” státuszba kerül, automatikusan hozzárendelés történik egy értékesítőhöz.
  • Minden mentéskor:
    Ha egy üzlet nyert, az értékesítési ügynök automatikusan megkapja a jutalék kiszámítását.
  • Módosításkor:
    Értesítés küldése, ha az „Összeg” mező értéke megváltozik.

Tippek a hatékony használathoz

  • Kezdje egyszerűen – először csak 1-2 feltétellel, hogy könnyen tesztelhető legyen.
  • Használjon beszédes neveket a munkafolyamatoknál, így később könnyen azonosíthatók.
  • Kombináljon feltételeket – pl. „Vevőjelölt forrás = Weboldal” ÉS „Státusz = Új”.
  • Teszteljen tesztrekordokon mielőtt élesben alkalmazza, hogy elkerülje a felesleges e-mailek kiküldését.
  • Figyelje a teljesítményt – túl sok munkafolyamat egyszerre lassíthatja a rendszert.