Az E-mail vizsgáló a SOMACRM beépített eszköze, amely segít rendszerezni a bejövő e-maileket, és automatizálni azok kezelését.
A beérkező levelek alapján új rekordokat hozhat létre (pl. vevőjelölt, kapcsolat, cég, lehetőség, kérés/jegy), vagy meglévő rekordokhoz csatolhatja őket.
A működés szabályok alapján történik, így a rendszer automatikusan végrehajtja a meghatározott műveleteket.

Fő funkciók

• Vevőjelölt létrehozása vagy frissítése

• Kapcsolat létrehozása vagy frissítése

• Cég létrehozása vagy frissítése

• Lehetőség létrehozása vagy frissítése

• Kérés/Jegy létrehozása vagy frissítése

• E-mailek és mellékletek automatikus csatolása a megfelelő rekordokhoz

Postafiók konfigurálása

1. Kattintson a fogaskerék ikonra a jobb felső sarokban.

2. Válassza a CRM Beállítások menüpontot.

3. A bal oldali menüben nyissa meg az Egyéb beállítások részt.

4. Kattintson az E-mail vizsgáló opcióra. (A tű ikonra kattintva parancsikont is létrehozhat.)

5. Kattintson az E-mail fiók létrehozása most gombra új postafiók hozzáadásához.

Postafiók adatainak megadása

• Név – belső azonosító (pl. mygmail).

• Szerver neve – pl. imap.gmail.com.

• Felhasználónév és jelszó – e-mail kliens bejelentkezési adatok.

• Protokoll / SSL beállítások – a levelezőszerver konfigurációja szerint.

• Vizsgált üzenetek – Minden vagy Nem olvasott.

• Átvizsgálás után – beállítható, hogy az üzenetek olvasottnak legyenek jelölve.

• Időzóna – a szerver időzónája.

Szabályok létrehozása

1. Postafiók beállítása után válassza ki a vizsgált mappákat.

2. Kattintson a Szabály hozzáadása gombra.

3. Adja meg a feltételeket (Feladó, Címzett, Tárgy, Test, stb.) és az egyezési típust (minden feltétel vagy bármely feltétel).

4. Határozza meg a végrehajtandó műveletet (pl. Kapcsolat létrehozása).

5. Szükség esetén állítsa be az automatikus mezőkitöltést az e-mail törzséből, elválasztójelek használatával.

6. Mentse a szabályt, majd állítsa be a prioritást.

Támogatott műveletek e-mailek alapján

• Új rekord létrehozása (Vevőjelölt, Kapcsolat, Cég, Lehetőség, Kérés)

• Meglévő rekord frissítése (pl. komment hozzáadása jegyhez)

• Mellékletek dokumentumként való mentése és csatolása

• E-mail automatikus csatolása kapcsolódó rekordhoz (feladó vagy címzett alapján)

Tippek

💡 Szabályok sorrendje: A Mezők frissítése szabály legyen magasabb prioritású, mint az Új rekord létrehozása, hogy elkerülje a duplikációkat.
💡 Egységes feladó beállítása: A kimenő e-mailek feladóját állítsa ugyanarra a címre, mint amit az E-mail vizsgálóhoz használt, így a válaszok automatikusan a megfelelő rekordhoz kerülnek.
💡 Szűrt vizsgálat: Ha csak új vagy olvasatlan leveleket kell feldolgozni, állítsa be a Nem olvasott opciót – így gyorsabb a feldolgozás.
💡 Tesztelés élesítés előtt: Először hozzon létre tesztszabályt kevés feltétellel, és ellenőrizze a működést kisebb mintán.
💡 Mellékletek kezelése: Ha a csatolmányok fontosak, győződjön meg róla, hogy a szabályok tartalmazzák a dokumentumként való mentés beállítását.