Termékek importálása meglévő fájlokból

A SOMACRM lehetőséget biztosít a termékadatok külső forrásokból – például .CSV és .VCF fájlokból – történő importálására.

Ez a funkció jelentős idő- és erőforrás-megtakarítást nyújt, hiszen lehetővé teszi több száz vagy akár több ezer termék rekord egyidejű betöltését a rendszerbe, ezáltal felgyorsítva az adatbevitel folyamatát és csökkentve a manuális rögzítés hibalehetőségeit.

Termékek importálása meglévő fájlokból – Lépésről lépésre

1. Fájl előkészítése

1. Formátum kiválasztása:
   • Javasolt formátum: CSV (UTF-8, BOM nélkül).
   • A VCF formátum elsősorban Kapcsolatokhoz ajánlott, termékekhez a CSV a legjobb választás.
2. Oszlopfejlécek beállítása:
   • Példák: Termék neve, Kategória, Egységár, Valuta, ÁFA (%), Jutalék arány (%), Aktív, Cikkszám, Raktárkészlet, Beszerzési ár, Tulajdonos, Leírás.
3. Kötelező mezők:
   • Legalább a Termék neve kitöltése szükséges.
   • Ajánlott még: Egységár, Valuta, Kategória és Aktív mezők.
4. Formátumok:
   • Dátumok: YYYY-MM-DD formátumban.
   • Számok/pénz: tizedes ponttal (1999.50), ezres elválasztó nélkül.
   • Valuta: ISO kód formátumban (HUF, EUR, USD).
   • Logikai mezők: 1/0 vagy true/false értékek az Aktív mezőhöz.
5. Választólisták:
   • A CSV-ben szereplő értékeknek meg kell egyezniük a CRM kiválasztólistáinak (pl. kategórianév).

2. Importálás indítása

1. Nyissa meg a Termékek modult a főmenüből.
2. A listanézetben kattintson a További gombra, majd válassza az Importálás lehetőséget.

3. Fájl feltöltése

1. Kattintson a Fájl kiválasztása gombra, majd töltse fel az előkészített CSV fájlt.
2. Állítsa be:
   • Kódolás: UTF-8
   • Elválasztó: a fájlodnak megfelelően vessző vagy pontosvessző
   • Idézőjel: "
3. Jelölje be az Első sor fejléceket tartalmaz opciót (ha igaz).

4. Mezőtérképezés (Mapping)

1. A rendszer megjeleníti a CSV oszlopait, és lehetőséget ad, hogy hozzárendelje azokat a CRM mezőkhöz.
2. Ha a CSV-ben nincs minden mező: állítson be alapértelmezett értékeket (például valuta = HUF, aktív = true).
3. Mentse a mezőtérképezést sablonként a későbbi importokhoz (opcionális).

5. Duplikátumkezelés

A rendszer beállításaitól függően választhat:

• Kihagyás (Skip) – ha már létezik a rekord, nem importálja újra.
• Felülírás (Overwrite) – felülírja a meglévő rekord mezőit.
• Egyesítés (Merge) – csak az üres mezők töltődnek (ha engedélyezett).

Az azonosítás kulcsát (pl. Cikkszám + Termék neve) érdemes előre megtervezni.

6. Előnézet és validálás

1. Az importálás előtt a rendszer mintasorokat mutat.
2. Ellenőrizze a dátumokat, pénznemeket és választólista értékeket.
3. Hibák esetén lépjen vissza, és javítsa a fájlt vagy a mappingot.

7. Import végrehajtása

1. Kattintson az Importálás gombra.
2. Az import befejeztével összegzést kap: sikeres sorok, hibás sorok és hibajelentés.

8. Import utáni ellenőrzés

1. Szűrje le a ma importált rekordokat (létrehozási dátum alapján).
2. Ellenőrizze a kulcsmezőket: ár, valuta, készlet, kategória.
3. Ha hibás rekordok kerültek be, használja az Utolsó import visszavonása funkciót (ha elérhető).

Gyors tippek hibaelhárításhoz

• „Érték nem található a kiválasztólistában” → előbb vegye fel a kategóriát vagy más picklist értéket a CRM-ben.
• „Érvénytelen dátum” → ellenőrizze a formátumot (YYYY-MM-DD).
• „Számformátum hiba” → tizedes pont, ezres elválasztó nélkül.
• Karakterkódolási probléma → mentse a fájlt UTF-8 (BOM nélkül) formátumban.