SOMACRM > Mi az a CRM rendszer? CRM jelentése és előnyei cégeknek | SOMACRM

Mi az a CRM rendszer? CRM jelentése és előnyei cégeknek | SOMACRM

Mi az a CRM rendszer?

A CRM jelentése: Customer Relationship Management, vagyis magyarul ügyfélkapcsolat-kezelés.

A CRM rendszer olyan üzleti szoftver, amely segít egy helyen kezelni az ügyfeleket, vevőjelölteket, kapcsolattartókat, ajánlatokat, értékesítési lehetőségeket, feladatokat, e-maileket, dokumentumokat és ügyfélszolgálati kéréseket.

Egyszerűbben fogalmazva: a CRM azért van, hogy ne fejben, Excelben, e-mailben, cetliken és különböző fájlokban kelljen keresni, hogy egy ügyféllel mi történt korábban.

Egy jól beállított CRM rendszer megmutatja:

  • kik az érdeklődők,
  • kik a meglévő ügyfelek,
  • kivel mikor beszéltünk,
  • milyen ajánlatot küldtünk ki,
  • milyen értékesítési lehetőség van folyamatban,
  • ki a felelős az adott ügyért,
  • mikor kell visszahívni az ügyfelet,
  • milyen dokumentumok, szerződések vagy számlák kapcsolódnak hozzá,
  • és hol tart az adott értékesítési vagy ügyfélszolgálati folyamat.

Mire jó egy CRM rendszer?

A CRM rendszer célja, hogy átláthatóbbá, mérhetőbbé és követhetőbbé tegye az ügyfelekkel kapcsolatos munkát.

Egy cég életében rengeteg információ keletkezik az ügyfelekről. Telefonhívások, e-mailek, ajánlatok, megrendelések, számlák, feladatok, panaszok, időpontok és belső megjegyzések. Ha ezek külön helyeken vannak, akkor könnyen elveszhetnek az információk.

A CRM rendszer ezeket egy közös ügyféladatlapra rendezi.

Így egy új kolléga, értékesítő, ügyfélszolgálatos vagy vezető is gyorsan meg tudja nézni, hogy az adott ügyféllel mi történt eddig.

CRM jelentése a gyakorlatban

A CRM nem csak egy névjegytár. Nem csak egy ügyféllista. Nem csak egy Excel táblázat.

A CRM egy olyan központi rendszer, amely összekapcsolja az ügyféladatokat és a hozzájuk tartozó folyamatokat.

Például:

  • egy weboldali érdeklődő bekerül vevőjelöltként,
  • az értékesítő felhívja,
  • a hívásról feljegyzés készül,
  • időpont kerül a naptárba,
  • ajánlat készül,
  • az ajánlatból lehetőség vagy megrendelés lesz,
  • a megrendelésből számla készülhet,
  • később pedig ügyfélszolgálati kérés vagy új értékesítési lehetőség is kapcsolódhat hozzá.

A CRM rendszerben mindez egy helyen visszakereshető.

Kinek hasznos a CRM rendszer?

A CRM rendszer szinte minden olyan vállalkozásnak hasznos, ahol fontos az ügyfelek követése, az ajánlatok kezelése vagy az értékesítési folyamat átláthatósága.

Különösen hasznos:

  • értékesítő csapatoknak,
  • ügyfélszolgálatoknak,
  • projektalapú cégeknek,
  • szolgáltató vállalkozásoknak,
  • B2B cégeknek,
  • tanácsadóknak,
  • szervizcégeknek,
  • webáruházaknak,
  • oktatási, pénzügyi vagy műszaki szolgáltatóknak,
  • és minden olyan vállalkozásnak, ahol több ügyféllel, ajánlattal és feladattal kell egyszerre foglalkozni.

Milyen problémákat old meg egy CRM?

Sok cég ott érzi először a CRM szükségességét, amikor már túl sok az információ, de nincs egységes rendszer.

Tipikus problémák CRM nélkül:

  • nem látszik, ki mikor hívta utoljára az ügyfelet,
  • elvesznek az ajánlatok,
  • nincs követve, melyik érdeklődőből lehet üzlet,
  • több kolléga ugyanazzal az ügyféllel párhuzamosan dolgozik,
  • nincs pontos értékesítési előrejelzés,
  • Excel táblákban vannak az ügyféladatok,
  • nehéz kimutatni, melyik kampányból lett bevétel,
  • nincs egységes feladatkezelés,
  • a vezető nem látja valós időben, hol tartanak az ügyek.

Egy CRM rendszer ezeket a problémákat úgy kezeli, hogy közös, átlátható és jogosultságokkal szabályozott munkafelületet ad a cégnek.

Mit tud egy modern CRM rendszer?

Egy modern CRM rendszer több területet is összekapcsolhat.

Vevőjelöltek kezelése

A CRM segít nyilvántartani azokat az érdeklődőket, akik még nem ügyfelek, de később vásárlók lehetnek. Rögzíthető a forrásuk, érdeklődési szintjük, állapotuk és a következő lépés.

Cégek és kapcsolattartók kezelése

A rendszerben külön kezelhetők a cégek és a hozzájuk tartozó személyek. Így egy céghez több kapcsolattartó is rendelhető, és minden előzmény egy helyen látható.

Értékesítési lehetőségek

A CRM-ben követhető, hogy melyik ügylet milyen értékű, milyen fázisban van, mekkora eséllyel zárható, ki a felelős érte és mikor várható a lezárása.

Ajánlatok és bizonylatok

A CRM rendszerből ajánlatok, megrendelések, díjbekérők vagy más bizonylatok is készülhetnek. Ez különösen hasznos, ha az értékesítés és az adminisztráció egy rendszerben történik.

Feladatok és naptár

A CRM nemcsak adatokat tárol, hanem segít a napi munkaszervezésben is. Beállíthatók visszahívások, teendők, események, határidők és emlékeztetők.

E-mailek és kommunikáció

A bejövő és kimenő e-mailek kapcsolhatók ügyfelekhez, cégekhez vagy lehetőségekhez. Így később nem kell külön keresgélni a levelezésben.

Dokumentumok

Szerződések, ajánlatok, műszaki dokumentumok, képek vagy egyéb fájlok is feltölthetők az ügyfélhez vagy projekthez.

Ügyfélszolgálati kérések

A CRM-ben kezelhetők a hibabejelentések, panaszok, támogatási kérések és egyéb ügyfélszolgálati feladatok is.

Kimutatások és vezetői riportok

A CRM rendszerből kimutatások készíthetők az értékesítési folyamatokról, nyitott ajánlatokról, lezárt ügyletekről, ügyfélszolgálati kérésekről vagy munkatársi teljesítményről.

Miért jobb a CRM, mint az Excel?

Az Excel jó eszköz egyszerű listákhoz, de nem ügyfélkapcsolat-kezelő rendszer.

Egy Excel táblában nehéz követni:

  • a teljes kommunikációs előzményt,
  • a feladatokat,
  • az e-maileket,
  • a jogosultságokat,
  • az értékesítési fázisokat,
  • az automatikus értesítéseket,
  • a dokumentumokat,
  • a kapcsolódó ajánlatokat és számlákat,
  • valamint a több felhasználó közös munkáját.

A CRM rendszer ezzel szemben kifejezetten arra készült, hogy több munkatárs egyszerre, szabályozottan és visszakövethetően dolgozzon ugyanazokkal az ügyféladatokkal.

Miért fontos a CRM a vezetőknek?

A CRM nemcsak az értékesítőknek vagy ügyfélszolgálatosoknak hasznos, hanem a cégvezetőknek is.

A vezető számára a CRM megmutatja:

  • hány nyitott ajánlat van,
  • mekkora a várható bevétel,
  • melyik értékesítő min dolgozik,
  • milyen ügyek vannak elakadva,
  • melyik ügyfélre kell figyelni,
  • milyen feladatok vannak határidőn túl,
  • és hol lehet javítani a folyamatokon.

Így a döntések nem érzésből, hanem adatok alapján születnek.

Mi az a SOMACRM?

A SOMACRM egy magyar nyelvű, testreszabható CRM és ügyviteli rendszer, amelyet kifejezetten a hazai vállalkozások működéséhez lehet igazítani.

A SOMACRM segítségével kezelhetők többek között:

  • vevőjelöltek,
  • cégek,
  • kapcsolattartók,
  • értékesítési lehetőségek,
  • ajánlatok,
  • megrendelések,
  • díjbekérők,
  • számlák,
  • projektek,
  • ügyfélszolgálati kérések,
  • dokumentumok,
  • feladatok,
  • naptári események,
  • e-mail kommunikáció,
  • és vezetői kimutatások.

A rendszer előnye, hogy nem egy merev dobozos megoldásként működik, hanem a cég folyamataihoz alakítható.

Mikor érdemes CRM rendszert bevezetni?

CRM rendszert akkor érdemes bevezetni, amikor a cég már érzi, hogy az ügyféladatok és folyamatok követése túl sok időt visz el.

Jellemző jelek:

  • több értékesítő dolgozik egyszerre,
  • sok ajánlat van folyamatban,
  • nehéz követni a visszahívásokat,
  • az ügyféladatok több helyen vannak,
  • vezetőként nincs pontos kép az értékesítésről,
  • az Excel már kevés,
  • nő az ügyfélszám,
  • fontos lenne az automatizálás,
  • és szükség van átláthatóbb működésre.

Hogyan segít a SOMACRM a mindennapi munkában?

A SOMACRM segít abban, hogy a cég ügyfélkezelése ne személyfüggő, hanem rendszerszintű legyen.

A kollégák pontosan látják, mi a következő lépés. A vezetők látják, hol tartanak az ügyek. Az ügyfelek pedig következetesebb, gyorsabb és pontosabb kiszolgálást kapnak.

A jól beállított CRM rendszer nem plusz adminisztráció, hanem a napi munka központi felülete.

Gyakori kérdések a CRM rendszerről

Mit jelent a CRM?

A CRM jelentése Customer Relationship Management, magyarul ügyfélkapcsolat-kezelés. Olyan módszertant és szoftveres rendszert jelent, amely segít az ügyfelekkel kapcsolatos adatok, kommunikációk és folyamatok kezelésében.

Csak nagy cégeknek való a CRM?

Nem. A CRM kis- és középvállalkozásoknak is hasznos, mert segít rendszerezni az ügyféladatokat, követni az ajánlatokat és csökkenteni az elfelejtett feladatokat.

Miért jobb CRM-ben dolgozni, mint Excelben?

Mert a CRM nemcsak adatokat tárol, hanem kapcsolatokat, feladatokat, határidőket, e-maileket, dokumentumokat és üzleti folyamatokat is kezel.

Mennyi idő egy CRM bevezetése?

Ez a cég méretétől és az igényektől függ. Egy egyszerűbb CRM bevezetés gyorsan elindítható, míg egy összetettebb, testreszabott ügyviteli rendszerhez koncepciótervezés, beállítás, oktatás és tesztelés is szükséges.

Testreszabható a SOMACRM?

Igen. A SOMACRM rendszerként mezőkkel, modulokkal, jogosultságokkal, munkafolyamatokkal és egyedi fejlesztésekkel is testreszabható.

Összefoglalás

A CRM rendszer lényege, hogy a cég ügyfélkapcsolatai átláthatóvá, mérhetővé és követhetővé váljanak.

Nemcsak azt mutatja meg, kik az ügyfelek, hanem azt is, hogy mi történt velük, ki foglalkozik velük, milyen ajánlat vagy feladat kapcsolódik hozzájuk, és mi legyen a következő lépés.

A SOMACRM egy magyar nyelvű, testreszabható CRM rendszerként segít abban, hogy az ügyfélkezelés, értékesítés, ügyfélszolgálat és vezetői riportolás egy közös rendszerben működjön.